Làm thế nào để từ chối những việc sai vặt của sếp và nhờ vả của đồng nghiệp một cách thông minh?

Trong chốn văn phòng, không phải lúc nào nói “Có” cũng là điều tốt!

Có một sự thật không thể tránh khỏi trong chốn văn phòng là bạn luôn phải làm những việc mình không thích. Đôi khi đó là những công việc không phù hợp, đôi khi lại là những nhiệm vụ được giao không báo trước của sếp.

Ngoài ra, đó cũng là những công việc “ngoài rìa”, chẳng nằm trong mô tả công việc, đến từ những đồng nghiệp hay nhờ vả.

Nếu nhận thấy mình có những dấu hiệu bị nhờ vả quá mức trong công việc, đã đến lúc bạn phải đặt ra giới hạn giữa mình và đồng nghiệp. Hãy tập từ chối một cách khéo léo để bản thân không bị thiệt thòi!

“Nếu bạn không nói gì, mọi người sẽ không biết điều họ đang làm là sai,” Lawrese Brown, người sáng lập C-Track Training, một công ty giáo dục tại nơi làm việc cho biết.

Bạn cần nhận ra khi nào mình nên từ chối lời đề nghị

Thỉnh thoảng, sếp sẽ đưa ra vài gợi ý: “Bạn có thể làm điều này không?”, “Bạn nên làm việc này.”. Nếu đề nghị của sếp có lý, bạn hãy phản hồi, nhưng trước đó phải biết sắp xếp giữa công việc đang làm và công việc được giao thêm, biết cái nào nên được ưu tiên hay không. Bởi, có khi sếp không biết công việc giao thêm vào cuối ngày có thể làm nhân viên thức cả đêm.

Jasmine Escalera, một chuyên viên tư vấn sự nghiệp chia sẻ rằng, thuở mới vào nghề cô thường nói “Có” với bất cứ yêu cầu gì từ sếp. “Tôi nghĩ đó là điều cần thiết để phát triển sự nghiệp của mình.” – cô nói. Nhưng sau đó, Jasmine nhận ra rằng, bằng cách nói “Có”, cô đã tự biến mình trở thành “người thầu hết công việc”.

Brown cho rằng, những người đang làm trong nhiều lĩnh vực khác chắc hẳn cũng thường xuyên nhận được những yêu cầu không phù hợp với mục tiêu cá nhân. Họ có thể bỏ ra thời gian để hoàn thành công việc nhưng không có nghĩa đây là mong muốn của họ.

Nhất là khi làm việc trong một nhóm và mọi người đều nhận được yêu cầu không hợp lý từ quản lý. Cách tốt nhất để hòa hợp với ý kiến của sếp là tập trung vào thứ khiến công việc của cả team bị đình trệ rồi đưa ra đề xuất và thỏa thuận một cách hợp lý.

Rất dễ khi nói “Tôi không có thời gian cho việc này”

Bởi vì bạn không cần phải báo cáo công việc cho đồng nghiệp – những người có vị trí ngang hàng trong công việc nên việc lập rõ ranh giới với họ dễ dàng hơn khi đối phó với sếp.

Khi bạn biết rõ mình không có thời gian cho công việc mà đồng nghiệp nhờ vả, bạn chỉ cần nói trực tiếp “Tôi xin lỗi, tôi không thể giúp bạn việc này ngay bây giờ”. Sau đó, hãy thương lượng để giúp nhau trong một dịp nào đó hoặc giới thiệu cho họ những đồng nghiệp có thể giúp đỡ một tay.

Mary Abbajay, chủ tịch của công ty tư vấn phát triển lãnh đạo Careerstone Group cho biết:

“Nếu bạn không có thời gian thì lời từ chối lý tưởng là không nói “Có” và lịch sự gợi ý cho họ phương án phù hợp khác”.

“Điều tồi tệ nhất là bạn nói “Có” với công việc mà mình không có thời gian dành cho. Nó sẽ khiến bạn căng thẳng vì thời gian không đáp ứng đủ nhu cầu và có thể khiến công việc bạn đang cố gắng sẽ hỏng bét hoàn toàn”.

Hãy có giải pháp sẵn sàng trước khi đưa ra lời từ chối sếp

Qua kinh nghiệm làm việc của mình, Brown nhận thấy sai lầm lớn nhất mà mọi người thường mắc phải là chỉ nói “Tôi không có thời gian cho việc này” thay vì đưa ra giải pháp hợp lý cho cấp trên.

“Đừng chỉ dừng lại ở việc xác định mình không làm được, bởi bạn sẽ trở thành kẻ chỉ biết phàn nàn. Ngay cả khi đề nghị hay khiếu nại mà không có sự chuẩn bị trước sẽ dễ dàng bị quản lý ngó lơ”.

Và hãy nhớ rằng, trao đổi với sếp khắc hẳn với đồng nghiệp, vì vị trí của cả hai hoàn toàn không giống nhau.

Brown cho biết giọng điệu dành cho một người ngang hàng có thể thân mật hơn, với lời nói nhẹ nhàng như “Này, chúng ta hãy cùng nhau giải quyết vấn đề này!”. Nhưng với một người quản lý, bạn cần đưa ra yêu cầu của mình bằng một câu hỏi, chẳng hạn như “Chúng ta có thể gặp nhau để sếp chỉ dẫn thêm cho tôi về việc hoàn thiện công việc một cách tốt nhất không?”.

Nhà tâm lý học Laura Gallaher của công ty tư vấn Gallaher Edge đưa ra gợi ý, khi nói chuyện với sếp, bạn nên ngay lập tức thừa nhận quyền ra quyết định của họ và đề nghị điều chỉnh các ưu tiên của mình. Ví dụ, bạn có thể nói: “Nếu tôi giúp anh/ chị ngay bây giờ, thì tôi sẽ hoàn thành nhiệm vụ/ dự án này vào ngày […]. Liệu điều đó có phù hợp với tiêu chí của anh/ chị không?”

Hãy nhớ rằng, cấp trên cũng có nhiều công việc và ưu tiên riêng của họ, không phải lúc nào họ cũng đáp ứng được bạn, và biết rằng yêu cầu của họ đang chạm đến giới hạn của bạn. Hãy trình bày và nói rõ với sếp về số lượng công việc và thời gian để có thể cùng nhau giải quyết ổn thỏa mọi đề mục.

Escalera nói rằng mình từng chia sẻ với người giám sát khi trình bày hết các danh mục công việc, thời gian dành cho các đề mục được giao cho anh ta. Và anh ấy thực sự nói: “Ồ, công việc được giao thậm chí còn không nằm trong mô tả công việc của bạn. Bạn nên để lại việc này cho người khác”.

“Sếp tôi còn không hay biết những việc tôi đang làm hằng ngày.” Escalera bộc bạch.

Tuy nhiên, tại một thời điểm nào đó, nếu bạn nhận thấy khả năng lãnh đạo của cấp trên khiến bạn không thể ưu tiên những công việc thật sự quan trọng, đây có thể là dấu hiệu để bắt đầu tìm việc ở một nơi khác, Escalera nói.

Lifehub tổng hợp